Theorie
Was ist eine "Organisation" in Bonita BPM?
In Bonita BPM ist eine Organization die strukturierte Abbildung der menschlichen Ressourcen und Hierarchien einer Organisation innerhalb der Plattform. Sie besteht aus vier zentralen Elementen: Users, Roles, Groups und Memberships. Durch die Aufteilung wird es möglich, anhand verschiedener Einsortierungen eine Organisation klar zu trennen und zu gliedern.
Innerhalb der im Projekt angelegten Organization werden alle diese Elemente angelegt und gespeichert. Die Organisation wird dann als Export aus dem Bonita Studio in die Bonita Runtime importiert.
Komponenten der Organisation
Benutzer / User
Ein Benutzer repräsentiert eine tatsächliche Person innerhalb Ihrer Organisation und besitzt persönliche Informationen wie Benutzernamen, Passwort und Kontaktdaten. Innerhalb der Organisation werden Benutzer später mit Rollen (zum Beispiel "Abteilungsleiter") und Gruppen (oder auch "Abteilungen" wie "HR") assoziiert, um ihre Position und Verantwortlichkeiten widerzuspiegeln. Diese Zuordnung ermöglicht eine gezielte Steuerung der Benutzerinteraktionen, indem sie die organisatorische Struktur von den technischen Zugriffsrechten trennt.
Einzelne Benutzer können in der Organisation auch als Manager anderer Nutzer eingetragen werden. In Bonita BPM können Prozess-Instanzen an Nutzer-Filter gekoppelt werden. Wird dort zum Beispiel "manager" ausgewählt, kann der Prozess automatisch dem hinterlegten Manager der Person zugeordnet werden.
Ein Benutzer in der Organisation mit Benutzername und Passwort angelegt zu haben, reicht nicht, dass sich dieser auch einloggen kann. Mehr dazu unten im Praxisteil ("User-Profile-Mapping").
Rollen / Roles
Die Rollen legen die Aufgaben und Zuständigkeiten der Nutzer innerhalb einer Organisation fest. Sie tragen dazu bei, die organisatorische Struktur abzubilden, indem sie Nutzer mit spezifischen Aufgaben oder Positionen verknüpfen (beispielsweise "IT-Administrator" oder "IT-Auszubildender").
Gruppen / Groups
Gruppen spiegeln die hierarchischen und funktionalen Strukturen einer Organisation wider. Sie stehen für Teams, Abteilungen oder andere organisatorische Einheiten, wie „IT“ oder „Einkauf“. Gruppen können in einer Hierarchie angeordnet werden, wobei Untergruppen Teil einer übergeordneten Gruppe sein können. Somit könnten auch Standorte und die verschiedenen Abteilungen dort, in einzelne Gruppen gegliedert werden. Diese Struktur ermöglicht eine eindeutige Zuordnung von Benutzern zu spezifischen Organisationseinheiten und vereinfacht die Verwaltung komplexer Hierarchien.
Memberships
Mitgliedschaften ("Memberships") definieren die Verbindungen zwischen Benutzern, Rollen und Gruppen. Sie sind entscheidend, um festzulegen, welche Benutzer in welcher Funktion zu welcher organisatorischen Einheit gehören. Eine Mitgliedschaft verknüpft einen Benutzer mit einer bestimmten Rolle (z. B. "IT-Manager") und einer Gruppe (z. B. "IT-Abteilung").
Diese Zuordnung beschreibt nicht nur die Position eines Benutzers innerhalb der Organisation, sondern definiert auch klar seine Verantwortlichkeiten und Aufgabenbereiche. Mitgliedschaften ermöglichen eine flexible und präzise Verwaltung der organisatorischen Struktur, da ein Benutzer je nach Bedarf der Organisation mehreren Gruppen und Rollen gleichzeitig zugeordnet werden kann.
Erster Aufbau einer Organisation
• Analysephase:
o Welche Rollen gibt es in deinem Unternehmen?
o Welche Gruppen oder Abteilungen existieren?
o Welche Benutzer sollen Zugriff auf welche Prozesse haben?
o Zeichne eine Struktur der Organisation (z. B. in einem Diagramm).
o Definiere die Beziehungen zwischen Benutzern, Gruppen und Rollen.
Praxis (Fundamentals)
In diesem Praxisteil führen wir durch das erstmalige Anlegen einer Organisation in Bonita bis zum Import dieser in die Bonita Runtime.
Best Practices zur Organisationsgestaltung
Nur eine Organisation in einem extra Projekt. Nur Rollen, Gruppen, einen Backup-Nutzer. Alles andere Runtime.
Eine Organisation in Bonita Studio anlegen
xxx
Eine Organisation in Bonita Runtime importieren
xxx
User-Profile-Mapping
Bonitasoft verfolgt eine klare Trennung zwischen organisatorischen und operativen Elementen. Die Organisation (über die XML-Datei) definiert Benutzer, Gruppen, Rollen und deren Beziehungen untereinander. Die Organisation definiert: "Welche Hierarchien und welche Strukturen gibt es?".
In der Portalkonfiguration selbst wird der Zugriff auf selbiges sowie die Bereiche des Bonita-Portals geregelt. Ein Benutzer kann nur dann auf das Portal zugreifen, wenn er einem Profil zugeordnet ist.
Erhältst du die Fehlermeldung "Login failed. No profile has been set up for this user. Contact your administrator.", obwohl du den Benutzer im Studio in der Organisation angelegt hast, fehlt das User-Profile-Mapping.
Klicke in der Runtime auf Organization > Profiles
Hier werden dir zwei Sektionen angeboten: „Administrator“ und "User". Dieses sind die möglichen Profile der Runtime. Du kannst nun die Nutzer der Organisation verknüpfen. Das geht über:
- Einzelne Benutzer (nicht empfohlen)
- Alle Benutzer mit einer bestimmten Gruppe
- Alle Benutzer mit einer bestimmten Rolle
- Alle Benutzer mit einem bestimmten Membership
Mappst du in der Sektion/dem Profil „Administrator“ die Rolle "IT-Administrator", haben alle Einzelnutzer mit dieser Rolle einen administrativen Zugriff auf die Runtime.
Merke: Ist eine Rolle, eine Gruppe, ein Membership oder ein einzelner Nutzer nicht über mindestens einen dieser Wege zwischen „Organisation“ und „Runtime“ verbunden, kann er sich nicht einloggen, obwohl er in der Organisation angelegt ist.
Wartungsaufgaben
• Wie füge ich Benutzer zu einer bestehenden Organisation hinzu?
• Wie ändere ich Passwörter oder Benutzerdaten?
• Wie lösche ich inaktive Benutzer?
Praxis (Deep Dive)
• Wie exportiere ich eine Organization zur Wiederverwendung?
• Wie versioniere ich Änderungen an einer bestehenden Organisation?
• Können mehrere Organisationen in einem Bonita-System aktiv sein?
• Wie kann ich Benutzerrechte in laufenden Prozessen ändern?
FAQ
Muss ich in jedem Projekt eine neue Organisation anlegen?
Nein. Wir arbeiten meist mit einer Organisationsdatei, in welcher alle Rollen und Gruppen angelegt sind. Dieses nutzen wir zur Entwicklung der Prozesse und importieren dieses in die einzelnen Projekte. Das setzt voraus, dass sich diese Rollen und Gruppen selten ändern. In der Organisationsdatei haben wir für die einzelnen Abteilungen Testnutzer, welche nicht mit in die Runtime importiert werden.